Expense Reports TITLE$ColleciewContain Bob Voges $Modified $TITLE$FormPrivs$FormUsers$Body$Flags$Class$Modified$Comment$C1$ $TITLE Main View Test Form janna h'$hf u3&9W u-&9| Expense ReportDocumentExpense Report$ Expense ReportDocumentExpense Report Expense ReportDocumentExpense Report $Modified $TITLE$FormPrivs$FormUsers$Body$Flags$Class$Modified$Comment $TITLE ################################# ######################################################## 123Worksheet Lotus Development Expense ReportNotes FX Table OLE46566.OLE Expense ReportDocumentExpense ReportDavid Folk EmployeeNumberLocationPhoneNumberTotalAmountPurposePeriodEndingCostCenterCategoriesFrom###################################### Main View2 Subject Subject , % response) , % responses) PeriodEnding$4FromCostCenterPurposeTotalAmountPhoneNumberLocationEmployeeNumber$Conflict$REF PeriodEnding G2;1=+;1= PeriodEndingDate$4 Subject Subject , % response) , % responses) FromEmployeeCostCenterDeptPurposePurpose of tripTotalAmountTotalPhoneNumberPhoneLocationLocationEmployeeNumberEmp#& Corinne MelickBob Voges ################ David Folk############## Bob Voges UUUU[ UUUUUQ UUUUUQ UUUUUUQ UUUUU[ UUUUUQ UUUUUU UUUUU UUUUUU_ UUUUQ UUUUUU UUUUUUQ UUUUUU UUUUQ ######################### 123Worksheet Lotus Development Expense ReportNotes FX Table OLE46566.OLE Expense ReportDocumentExpense ReportBob Babic Recruiting Trip @95644212 Bob VogesDavid Folk ############ ########################################################## ########################################################## ########################################################## ########################################################## ########################################################## ########################################################## ########################################################## ########################################################## ########################################################## 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########################################################## ########################################################## ########################################################## ########################################################## 123Worksheet AUTH # COST CENTER CENTER EMPLOYEE NAME EMPLOYEE NUMBER ENDING E NUMBER EXPLANATIONS LOCATION NOTES FIELDS PERSONAL_DATA PHONE AL_DATA PURPOSE _DATA TOTAL AMOUNT AL AMOUNT AL AMOUNT CBCOPY Name9 Expense Report Notes FX Table Arial MT TimesNewRomanPS Arial MT Arial MT Arial MT Arial MT SWISS Arial MT Arial MT Arial MT Times New Roman Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined 'LOTUS 'EXPENSE REPORT 'Name 'Purpose of trip 'Explanation 'Travel Auth# 'EVALU 'Emp # '515 Dept. Meetings 'CC # '520 Seminars/Prof. Mtgs 'Location '522 Sales Meetings 'Ending '523 Product Training 'Tel # '525 Other 'TRAVEL & ENTERTAINMENT ^Airline ^Trans- ^Break- ^Business 'Date 'Description ^Misc ^Tickets ^portation ^Hotel ^fast ^Lunch ^Dinner ^Entertain. ^Total "TOTALS 'Less Expense Advance 'Signature 'Balance due LOTUS LOTUS CHECK ATTACHED 'Approval 'From 'employee name 'EmployeeNumber 'employee number 'CostCenter 'cost center 'Location 'location 'PeriodEnding 'ending 'PhoneNumber 'phone 'TotalAmount 'total amount 'Purpose 'purpose Arial MT Arial MT TimesNewRomanPS Arial MT Arial MT TimesNewRomanPS TimesNewRomanPS Arial MT Lotus Development Doc Info Author Doc Info Creation Date Doc Info Editing Time Doc Info Last Revision Date Doc Info Last Revisor Doc Info Object Doc Info Property Doc Info Revisions Count FM3 Property WK3 Property METAFILEPICT "System Arial MT TRAVEL & ENTERTAINMENT Airline Trans- Break- Business Description Tickets portation Hotel Lunch Dinner Entertain. Total Arial MT "Helv TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Arial MT Less Expense Advance $0.00 Arial MT Signature ___________________________ Balance due $0.00 David Folk Arthur Manzi -Default- LocalDomainServers OtherDomainServers EditingTimePageTitles$FILE$TITLE$INFO$UpdatedBy$WINDOWTITLE$FlagsFromCategoriesCostCenterPeriodEndingPurposeTotalAmountPhoneNumberLocationEmployeeNumber$FIELDS$BODY Utopia Black StandardTitle Subject (No Responses) (1 Response) (% Responses) New Topic AuthorView Subject StandardTitle Author FromAuthor of this document Composed DateComposedDate this document was composed Category: CategoriesPress ENTER for list of keywords or to add a new keyword By _Category | CategoryView ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Cost Center: CostCenter End Period:? PeriodEnding Purpose: Purpose Total: TotalAmount Phone: PhoneNumber Location: Location Emp ID: EmployeeNumberEmployee id number OLE46566.OLE123Worksheet "System Arial MT TRAVEL & ENTERTAINMENT Airline Trans- Break- Business Description Tickets portation Hotel Lunch Dinner Entertain. Total Arial MT "Helv TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Arial MT Less Expense Advance $0.00 Arial MT Signature ___________________________ Balance due $0.00 Subject Subject , % response) , % responses) PeriodEnding$4FromCostCenterPurposeTotalAmountPhoneNumberLocationEmployeeNumber$Conflict$REF$C1$ PeriodEnding Bob Voges Bob Babic Recruiting Trip David Folk ion$TITLE$Collec (Bob Babic D3;1=);13=, % response);14=, % responses) (David Folk D3;1=);13=, % response);14=, % responses) (David Folk D3;1=);13=, % response);14=, % responses) nV$DesignVersion$Version$Formula$FormulaClass$Collation$Collection$ViewContainer$FontsDocumentClassSizeInPagesSizeInKSizeInCharactersTitleSubjectDocumentCommentsRevisionCommentsDateLastRevisionDateLastEditorNumberOfEditsEditingTimePageTitles$FILE$TITLE$INFO$UpdatedBy$WINDOWTITLE$FlagsFromCategoriesCostCenterPeriodEndingPurposeTotalAmountPhoneNumberLocationEmployeeNumber$FIELDS$BODY$Index$VIEWFORMATIconBitmap$Revisions About the Expense Report Sample Database For Database Users What does this database do?5 This database provides an example of how 1-2-3 Release 5 and Lotus Notes Release 3 work together using Notes Field Exchange (Notes/FX), a feature that lets Notes and 1-2-3 exchange data. The database lets you compose and store expense reports in Notes using a 1-2-3 template. Getting started To use the database, you must have 1-2-3 Release 5 and Lotus Notes Release 3, and you must start SHARE.EXE before you start Windows. To start SHARE.EXE before every Windows session, add the following line to your AUTOEXEC.BAT file: C:\DOS\SHARE See your DOS documentation for information about SHARE.EXE. To compose an expense report To compose an expense report, choose Compose Expense Report. Notes launches 1-2-3 and opens a blank expense report worksheet. Complete the expense report, choose File Update Lotus Notes, and then choose File Close & Return to Lotus Notes or File Exit & Return to Lotus Notes. The Notes document displays the expense report and the contents of certain cells in the 1-2-3 worksheet. To edit an expense report To edit an expense report, select the report and choose Edit Edit Document or press CTRL+E. You can edit the Cost Center, End Period, Purpose, Phone, Location, and Emp ID fields directly in the Notes document. To edit the detailed expense information, double-click the embedded 1-2-3 Worksheet object. Notes launches 1-2-3 and opens the worksheet object. In 1-2-3, you can edit all the information in the expense report. When you're done, choose File Update Lotus Notes, and then choose File Close & Return to Lotus Notes or File Exit & Return to Lotus Notes. For Database Developers H Important Features - Embedded worksheet object The expense report form contains an embedded 1-2-3 Worksheet object. This worksheet object contains the blank expense report. Each new document that you create using this form contains a new embedded worksheet object.@ - Table of information to exchange The embedded worksheet object contains a 2-column table of information to exchange with Notes. The table is in a range named NOTES FIELDS and is located on worksheet B, named Notes/FX Table. The left column of the table contains field names; these names are used in the expense report form to name fields in which data is exchanged between 1-2-3 and Notes. The right column contains range names that designate the cells that contain the data to be exchanged. The table can be located anywhere in the worksheet file. It does not need to be in a separate worksheet or in a worksheet named Notes/FX Table, but it must be in a range named NOTES FIELDS. You may want to place the table on a hidden worksheet to reduce the possibility of accidental damage. The right column of the table can contain either data to be exchanged, or the cell address or range name of a cell that contains data to be exchanged. - Automatic activation of the embedded worksheet object Whenever you create a new expense report, Notes automatically activates the embedded worksheet object. To change automatic activation settings for embedded objects in a Notes form, choose Design Form Attributes and then choose Object Activation and select one or more options. 123Worksheet AUTH # COST CENTER CENTER EMPLOYEE NAME EMPLOYEE NUMBER ENDING E NUMBER EXPLANATIONS LOCATION NOTES FIELDS PERSONAL_DATA PHONE AL_DATA PURPOSE _DATA TOTAL AMOUNT AL AMOUNT AL AMOUNT CBCOPY Name9 Expense Report Notes FX Table Arial MT TimesNewRomanPS Arial MT Arial MT Arial MT Arial MT SWISS Arial MT Arial MT Arial MT Times New Roman Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined Normal Undefined 'LOTUS 'EXPENSE REPORT 'Name 'Bob Babic 'Purpose of trip 'Explanation 'Travel Auth# 'EVALU 'Emp # '515 Dept. Meetings 'Recruiting Trip 'CC # '520 Seminars/Prof. Mtgs 'Location '4212 '522 Sales Meetings 'Ending '523 Product Training 'Tel # '9564 '525 Other 'TRAVEL & ENTERTAINMENT ^Airline ^Trans- ^Break- ^Business 'Date 'Description ^Misc ^Tickets ^portation ^Hotel ^fast ^Lunch ^Dinner ^Entertain. ^Total 'Taxi, home to airport 'Plane fare, Boston-LA 'Taxi, airport to hotel 'Dinner, self and M. Ciccone 'Breakfast, room service 'Taxi to Melrose Pl. 'Lunch, self and J. Doe 'Dinner, self and J. Ramone 'Entertainment, self and S. Stone 'Breakfast, room service 'Hotel, 2 nights 'Taxi, hotel to airport 'Taxi, airport to home "TOTALS 'Less Expense Advance 'Signature 'Balance due LOTUS LOTUS CHECK ATTACHED 'Approval 'From 'employee name 'EmployeeNumber 'employee number 'CostCenter 'cost center 'Location 'location 'PeriodEnding 'ending 'PhoneNumber 'phone 'TotalAmount 'total amount 'Purpose 'purpose Arial MT Arial MT TimesNewRomanPS Arial MT Arial MT TimesNewRomanPS TimesNewRomanPS Arial MT Bob Babic Lotus Development Doc Info Author Doc Info Creation Date Doc Info Editing Time Doc Info Last Revision Date Doc Info Last Revisor Doc Info Object Doc Info Property Doc Info Revisions Count FM3 Property WK3 Property METAFILEPICT "System Arial MT TRAVEL & ENTERTAINMENT Airline Trans- Break- Business Description Tickets portation Hotel Lunch Dinner Entertain. Total "Helv 08/01/93 Taxi, home to airport 15.00 15.00 08/01/93 Plane fare, Boston-LA 399.00 399.00 08/01/93 Taxi, airport to hotel 22.00 22.00 08/01/93 Dinner, self and M. Ciccone 250.00 250.00 08/02/93 Breakfast, room service 15.00 15.00 08/02/93 Taxi to Melrose Pl. 11.00 11.00 08/02/93 Lunch, self and J. Doe 60.00 60.00 08/02/93 Dinner, self and J. Ramone 08/02/93 Entertainment, self and S. Stone 65.00 65.00 08/03/93 Breakfast, room service 22.00 22.00 08/03/93 Hotel, 2 nights 250.00 250.00 08/03/93 Taxi, hotel to airport 25.00 25.00 08/03/93 Taxi, airport to home 17.00 17.00 "Helv TOTALS $0.00 $399.00 $90.00 $250.00 $37.00 $60.00 $257.50 $65.00 $1,158.50 $739.00 $354.50 $65.00 $1,158.50 Less Expense Advance $0.00 Signature ___________________________ Balance due $1,158.50 StandardTitle Subject (No Responses) (1 Response) (% Responses) New Topic AuthorView Subject StandardTitle Author FromAuthor of this document Composedv DateComposedDate this document was composedV Category: CategoriesPress ENTER for list of keywords or to add a new keyword ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Cost Center: CostCenter End Period: PeriodEnding Purpose: Purpose Total: TotalAmount Phone: PhoneNumber Location:K Location Emp ID: EmployeeNumberEmployee id number OLE46566.OLE123Worksheet "System Arial MT TRAVEL & ENTERTAINMENT Airline Trans- Break- Business Description Tickets portation Hotel Lunch Dinner Entertain. Total "Helv 08/01/93 Taxi, home to airport 15.00 15.00 08/01/93 Plane fare, Boston-LA 399.00 399.00 08/01/93 Taxi, airport to hotel 22.00 22.00 08/01/93 Dinner, self and M. Ciccone 250.00 250.00 08/02/93 Breakfast, room service 15.00 15.00 08/02/93 Taxi to Melrose Pl. 11.00 11.00 08/02/93 Lunch, self and J. Doe 60.00 60.00 08/02/93 Dinner, self and J. Ramone 08/02/93 Entertainment, self and S. Stone 65.00 65.00 08/03/93 Breakfast, room service 22.00 22.00 08/03/93 Hotel, 2 nights 250.00 250.00 08/03/93 Taxi, hotel to airport 25.00 25.00 08/03/93 Taxi, airport to home 17.00 17.00 "Helv TOTALS $0.00 $399.00 $90.00 $250.00 $37.00 $60.00 $257.50 $65.00 $1,158.50 $739.00 $354.50 $65.00 $1,158.50 Less Expense Advance $0.00 Signature ___________________________ Balance due $1,158.50 NHEADERD -C9`wl@n-